„Wir wollen unsere Abholungen dort steuern, wo das Lager wirklich arbeitet: im Kalender – mit klaren Regeln und einer direkten Rückmeldung vom Fahrer.“
Lukasz Buczynski, Austria Pet Food
Österreich, Pöchlarn
November 2025
Planbarkeit schlägt Hektik
Austria Pet Food produziert Tiernahrung für Kunden in ganz Europa. Jeden Tag gehen Abholungen von zwei Standorten raus – mit unterschiedlichen Transitzeiten, Fix-Spediteuren je Land und begrenzten Slots im Lager.
Bis jetzt lief die Steuerung im Kopf und im Kalender der Mitarbeiter:innen: man weiß, dass UK zehn Tage Vorlauf braucht, Österreich einen, Polen zwei. Aber das System selbst konnte diese Logik nicht abbilden. Genau hier setzt das gemeinsame Projekt mit Heylog an:
Die Regeln, nach denen heute schon gearbeitet wird, systemisch abbilden und mit der Kommunikation zum Fahrer verbinden.
Vor Heylog: Regeln im Kopf, nicht im System
- Transitzeiten und Buchungsfenster je Land waren zwischen Spedition und Austria Pet Food vereinbart – aber nicht im System hinterlegt.
- Spediteure konnten sich theoretisch „falsch“ einbuchen, z. B. zu früh, wenn Ware noch nicht bereit war.
- Das Lager arbeitete zwar im Kalender, aber ohne klare Kopplung zwischen Frachtauftrag, Länderkürzel und erlaubten Tagen.
- Rückmeldungen und Abstimmungen liefen über Telefon/E-Mail; gerade bei hoher Auslastung wurde es schnell unübersichtlich.
Die Konsequenz: Viele Dinge klappten, weil die Leute aufmerksam waren – nicht, weil das System sie absicherte.
„Die Fahrerregistrierung soll einfach sein – für uns und für den Spediteur.“
Gemeinsam mit Heylog wurde ein Setup entwickelt, das bewusst klein und pragmatisch startet:
- Spediteure erhalten einen Link und buchen sich mit ihrer Frachtbestellnummer ein.
- Das System weiß über Länderkürzel und Transitzeit, in welchem Fenster gebucht werden darf.
- Das Lager arbeitet weiterhin im Kalender – nur dass Regeln und Daten dahinter sauber gepflegt sind.
Keine Registrierung für Spediteure, kein Konto, keine zusätzlichen Gebühren: Der Prozess soll akzeptiert werden, weil er einfach ist.
Zeitfenster, Kommunikation, Sicherheit – aus einem Guss
- Das Lager sieht im Kalender, welche Aufträge an welchem Tag und in welchem Slot geplant sind.
- Fahrer bzw. Spediteure melden sich über den Link an, geben Pflichtdaten ein (z. B. Mobilnummer, Herkunft) und bestätigen die Sicherheitsregeln des Standorts.
- Die Kommunikation mit dem Fahrer läuft über WhatsApp/SMS – mehrsprachig und ohne zusätzliche App.
- Bei Bedarf kann das Lager Slots verschieben, blockieren oder neu verteilen – immer mit Bezug auf den konkreten Auftrag.
So bleibt der Dreh- und Angelpunkt der gleiche wie heute (Kalender), nur mit klaren Spielregeln und direkter Fahrerkommunikation dahinter.
„In wenigen Wochen stand ein nutzbares System – ohne Kontozwang für Spediteure, mit klaren Regeln und einem Kalender, den das Lager wirklich verwenden kann.“
Lukasz Buczynski, Austria Pet Food
Erste Effekte im Betrieb
- Weniger Rückfragen, weil Buchungsfenster und Regeln klar sind.
- Weniger Stress im Lager, weil man im Kalender sieht, was heute wirklich kommt und wer sich wann einbuchen darf.
- Spediteure akzeptieren den Prozess schnell, weil sie keine neue Plattform erlernen müssen – der Link genügt.
So wird das Projekt Schritt für Schritt zu dem, was das Lager wirklich braucht: weniger Rückfragen, klare Tage und ein Kalender, der nicht mehr diskutiert werden muss. Am Ende zählt, dass der Alltag ruhiger läuft – und die Entscheidungen nicht mehr an einzelnen Köpfen hängen, sondern verlässlich im System stecken.
„Wir haben jetzt einen Ablauf, der zum Lager passt: Buchung ohne Hürden, klare Slots im Kalender, und bei Abweichungen eine direkte Rückmeldung vom Fahrer.“
★★★★★
Bettina Lenz
Austria Pet Food
